¿Sus empleados están al tanto de los riesgos de seguridad y cumplimiento que conlleva el uso de asistentes de reuniones con IA? Esta guía le ayudará a identificar y abordar los posibles problemas derivados de su uso en reuniones en línea.
Los asistentes de reuniones con IA están disponibles las 24 horas del día y nunca descansan. Algunos incluso son gratuitos. Estos asistentes prometen mejorar la productividad en reuniones virtuales al automatizar la toma de notas y ofrecer análisis posteriores. Sin embargo, para hacerlo, tienen que grabar la reunión completa. ¿Qué riesgos implica esto?
Estos asistentes pueden acceder a información sensible de la empresa, lo que podría convertirlos en una fuente de posibles brechas de datos. Además, recopilan y almacenan datos personales de los participantes, lo que genera dudas sobre la privacidad y el cumplimiento de normativas como el GDPR en la Unión Europea.
Por lo tanto, es crucial que las organizaciones tomen decisiones informadas sobre cuándo y cómo utilizar asistentes de IA en reuniones, al tiempo que protegen información sensible y cumplen con las normativas de privacidad.
Existen varias medidas que pueden ayudar a mitigar los riesgos de seguridad asociados con el uso de estos asistentes:
Cuando los empleados utilizan asistentes de IA en reuniones, las organizaciones deben asegurarse de cumplir con todas las normativas de privacidad aplicables.
En primer lugar, las organizaciones deben asegurarse de que los empleados sean conscientes de la necesidad de informar a los participantes de las reuniones sobre el uso de asistentes de IA y obtener su consentimiento para recopilar y procesar sus datos personales.
Las organizaciones también deben evaluar las prácticas de manejo de datos de los proveedores de asistentes de IA para garantizar que cumplan con las normativas de privacidad. Esto incluye entender cómo el proveedor maneja y protege los datos personales, y si cuenta con medidas adecuadas de protección de datos. También es importante comprender con quién comparte el proveedor los datos recopilados y dónde se almacenan y transfieren.
Para las grabaciones de asistentes de IA y los datos generados, las organizaciones deben establecer políticas de retención y eliminación de datos. Estas políticas deben cumplir con las leyes de protección de datos aplicables en cuanto al almacenamiento y los períodos de retención de la información.
Cumpliendo con estos pasos, las organizaciones pueden proteger tanto a sus empleados como a los participantes de las reuniones.
Formar a los empleados en el uso seguro de asistentes de IA es esencial para reducir riesgos. Deben ser conscientes de los posibles fallos y vulnerabilidades, así como de cómo usarlos de forma segura y cumplir con las regulaciones.
Es fundamental que los empleados también comprendan que los análisis de IA pueden no ser siempre precisos y que deben revisarlos cuidadosamente antes de actuar en base a ellos. Además, deben estar capacitados para identificar y reportar cualquier actividad sospechosa o posible incidente de seguridad.
Mantener la formación actualizada es clave para que los empleados comprendan sus derechos y responsabilidades como usuarios de asistentes de IA. Con CyberCoach, puedes proporcionar una formación continua adaptada a las funciones de cada empleado, siempre al día con los últimos avances en seguridad.
Para garantizar el uso seguro y conforme de los asistentes de IA, las organizaciones deben desarrollar políticas claras. Estas políticas deben definir cuándo es adecuado usar estos asistentes, así como establecer pautas sobre el manejo de datos confidenciales.
Las políticas también deben cubrir aspectos relacionados con la privacidad, como la obtención de consentimientos y la gestión de datos personales.
Además, es importante contar con procedimientos claros para responder a incidentes de seguridad relacionados con asistentes de IA.
Creando estas políticas y la formación de empleados que usan asistentes de IA contribuirá a establecer una cultura organizacional centrada en la seguridad.